3 erreurs qui ruinent votre productivité lors de la création d’un site Internet

Première erreur : Ne pas programmer de rendez-vous avec votre client

Si vous ne fixez pas de rendez-vous avec votre client, alors vous prenez le risque que le suivi du projet ne soit pas rigoureux, pas tenu par des deadlines.

Sans suivi régulier rigoureux ni deadlines, vous prenez le risque de laisser votre client vous déranger tout le temps. Ou bien c’est vous-même qui allez le déranger, parce que vous manquez d’informations.

Que faire pour éviter ces situations?

Donnez un cadre à la collaboration avec votre client

Vous allez devoir cadrer la collaboration, en fixant régulièrement des rendez-vous avec votre client, et ce dès les premiers contacts.

Prévoyez dès le début les réunions importantes et informez-en votre client. Généralement, c’est discuté lorsque vous lui présentez votre offre.

À la fin de chaque rendez-vous, fixez une date pour le suivant et expliquez quel est l’objectif.

Dites à votre client ce que vous allez faire et ce que vous attendez de lui pour faire avancer le projet.

Cela permet une transparence totale entre vous. Vous renforcez ainsi la confiance, le lien avec votre client.

Ceci va également vous permettre de rester focus sur le projet, une étape à la fois, sans vous stresser et sans stresser votre client.

Votre client va également pouvoir se projeter. Il aura une vision claire de son projet et de ce qu’il va devoir faire de son côté.

Découpez le projet de votre client en étapes, et datez-les

Dans la formation Devenir Freelance Webmaster j’explique ces étapes et les objectifs des différentes réunions. Généralement, un projet est constitué de cinq étapes :

• la présentation du projet de votre prospect, la prise des infos,
• la présentation du devis / de la proposition commerciale,
• la validation des mockups,
• la validation des premières pages du site,
• la validation finale du site.

Il peut y en avoir d’autres, en fonction de la nature du projet et de ce que vous pouvez proposer.

Le fait d’indiquer des dates (même estimatives) pour chaque étape clé du projet pendant que vous présentez votre offre montre que vous êtes dynamique et que vous travaillez de façon structurée. Vous allez rassurer votre client grâce à votre organisation et vous aussi, vous allez être plus serein au démarrage du projet.

Vous allez pouvoir organiser votre temps de manière beaucoup plus efficace parce que vous allez pouvoir anticiper les potentiels conflits entre vos différents projets, si vous en avez plusieurs en même temps (ce que je vous recommande pour avoir une bonne stabilité dans votre trésorerie).

Et si vous prenez malgré tout du retard?

Si votre projet prend tout de même du retard, ce n’est pas un problème, ça arrive. Vous ne pouvez pas tout contrôler.

Dans ce cas, vous pouvez reprendre votre planning et le retravailler, repousser certains rendez-vous (n’oubliez pas de valider les nouvelles dates avec votre client).

Si vous évitez déjà cette erreur, vous êtes bien parti. Cela dit, même si vous prenez des rendez-vous réguliers, si vous ne faites pas ce qui suit ci-dessous, cela ne fonctionnera pas.

Deuxième erreur : Ne pas utiliser les bons outils pour s’organiser

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le métier de Webmaster ne consiste pas qu’en la création de sites : on oublie souvent la partie gestion de projet.

En effet, lorsque vous managez un projet web, il y a beaucoup de choses à gérer :

• Les accès du client,
• Les sources du client (images / textes),
• La structure du site,
• Les étapes du projet / le planning,
• Votre client lui-même:
  • il attend de vous que vous lui disiez quoi faire; vous êtes son « coach Web ».
  • vous allez peut-être devoir le relancer pour qu’il vous fournisse les contenus dont vous avez besoin. Si le projet prend du retard parce que vous n’avez pas reçu les contenus à temps, c’est de votre faute, pas de la sienne; c’est que vous n’avez pas assez insisté auprès de lui sur les enjeux de cette étape du projet.

L’objectif est de ne pas embêter le client et d’être autonome; vous ne prenez les informations qu’une seule fois au début du projet, vous avez la charge de ne rien perdre.

Pour cela je vous recommande d’utiliser des outils d’organisation. Il en existe différents types.

Les outils destinés au stockage de documents

Il existe plusieurs outils de stockage de documents. Les meilleurs selon moi sont:

• Google Docs
• Dropbox

Ce sont des espaces numériques dans lesquels vous pouvez partager des documents avec vos clients.

Les outils destinés à organiser votre planning et gérer des projets

Ces outils peuvent vous être utiles pour vous tout seul ou bien pour faciliter les échanges entre votre client et vous:

• Calendar (utile pour consulter rapidement votre disponibilité et noter vos rendez-vous),
• Trello (excellent pour la gestion de projets),
• Notion (plutôt indiqué pour de la gestion de contenus),
• Clickup, Asana (intéressants quand vous gérez plusieurs projets en même temps et que vous travaillez en équipe, plus libres que Trello).

Les outils destinés à organiser vos emails

Il n’y a pas un outil meilleur que l’autre. Cela va vraiment dépendre de vos goûts.

Je vous recommande tout de même d’utiliser des libellés pour vous aider à gérer vos emails; les classer dans des dossiers spécifiques (par client par exemple) vous permettra de les retrouver beaucoup plus facilement si vous recherchez une information en particulier.

Prenez le temps de trier vos emails une fois par jour : ça ne vous prendra que quelques minutes et vous fera gagner un temps fou par la suite !

De plus, voir votre boîte mail non triée peut créer un sentiment de gêne et alourdir votre esprit.

Vous pouvez également créer des filtres automatiques; cela vous permet de trier directement les emails que le client vous envoie dans le bon dossier (ou libellé), vous évitant de devoir faire le tri tous les jours.

Dans la formation Devenir Freelance Webmaster, on utilise beaucoup Trello, associé à des modèles de gestion de projets, basés sur les méthodes agiles.

Des modèles à copier / coller vous sont fournis pour que vous puissiez démarrer la gestion de votre planning sur de bonnes bases.

Bon, si vous évitez déjà ces deux erreurs, vous allez vous éviter des situations difficiles. Cependant, même si vous planifiez vos réunions et que vous utilisez de bons outils, il ne faut absolument pas que vous fassiez l’erreur ci-dessous.

Troisième erreur : Travailler sans process de création (par intermittence)

Je le vois souvent chez les Webmasters débutants, ils n’ont pas mis au point de process défini pour créer un site web.

Souvent, vous avez tendance à démarrer la construction d’une page, un peu au hasard, puis à passer sur la construction d’une autre page avant d’avoir terminé la première, puis à passer sur la suivante sans avoir terminé la deuxième, et ainsi de suite…

Vous vous retrouvez avec plein de pages commencées, mais pas terminées…vous ne vous en rendez peut-être pas compte sur le moment mais c’est très dommageable pour votre productivité !

Vous devez avoir une checklist dans laquelle vous avez défini un certain ordre de création des pages du site sur lequel vous travaillez. Vous ne commencez pas une nouvelle page si vous n’avez pas terminé la construction de la précédente.

Cela peut paraître contraignant, contre-intuitif et anti-créatif, mais procéder de cette façon comporte plusieurs avantages:

• Cela vous permet de bien planifier votre travail puisque vous l’avez mieux découpé; ce que vous avez à faire sur chacune des pages est moins flou (ça vous aide également à établir vos devis),
• Cela vous donne un sentiment plus zen quand vous travaillez, parce que vous savez où vous allez et ce qu’il vous reste à faire,
• Ce sentiment de zénitude vous permet d’être suffisamment sereins pour rentrer en phase de création, pendant laquelle vous devez être en effet assez détendu.

Si vous créez votre site sans procédure claire avec différentes étapes, vous perdez du temps entre lesdites étapes et diminuez vos chances de rentabilité sur le projet.

Et je vous rappelle que si vous perdez du temps, vous en avez moins à consacrer à d’autres projets. Vous avez également potentiellement moins d’argent pour vous à la fin du mois. Et aussi, vous avez peut-être un client qui aura moins confiance en vous, et sera moins enclin à vous recommander auprès de son propre réseau…

Pour conclure

Voilà, chers Freelances Webmasters débutants, j’espère que ces conseils vous auront bien aidés ! Ne tardez pas à les appliquer, et vous allez vous éviter bien des situations difficiles !

N’hésitez pas à rajouter en commentaires d’autres erreurs à ne pas faire en tant que débutant; ça peut aider tout le monde 😉

Partagez des choses que vous pensez faire mal, et nous tenterons de vous aider !

Partagez cet article si vous l’avez apprécié 😉

Je ne sais pas quand vous allez le lire, mais il est possible que la formation Devenir Freelance Webmaster soit encore en promotion.
Si vous voulez vous lancer et / ou vous améliorer, c’est sans doute le moment, alors profitez-en !