Comment aborder efficacement un potentiel client en tant que webmaster ?
Quand on est Webmaster en Freelance, une compétence essentielle à maîtriser est celle de l’approche client.
Savoir comment aborder un potentiel client peut faire la différence entre décrocher un contrat et laisser filer une opportunité.
L’importance de la première impression est indéniable, et chaque détail compte.
Alors, comment s’assurer d’une approche réussie?
Dans cet article, nous allons explorer ensemble différentes astuces pour aborder un client potentiel avec confiance et professionnalisme.
Alors, attention ! 3 ! 2 ! 1 ! vous venez à l’instant d’avoir un client qui vous envoie un email pour un rendez-vous dans 2 jours, c’est parti !
La préparation avant l'approche
Comment aborder un potentiel client sans une préparation minutieuse?
Avant d’engager la conversation, certains éléments clés doivent être pris en compte.
La préparation n’est pas seulement un moyen de renforcer votre confiance, mais elle est le reflet de votre professionnalisme et de votre engagement envers votre client potentiel.
Ouvrez une fiche client dans votre système de gestion client
Ouvrez une fiche client dans votre outil de gestion client.
Cela peut être un simple Google Drive, ou Notion, ou un outil de CRM.
Notez ces coordonnées, puis gardez votre fiche ouverte pour les éléments qui vont suivre.
Recherche préliminaire
Avant d’aborder un client, essayez d’obtenir plus d’infos en faisant une recherche :
- si votre contact est le décideur du projet,
- l’historique de l’entreprise,
- son positionnement sur le marché,
- qu’est ce qu’il fait / vend
- son éventuel site actuel et les outils qu’il utilise sur son site
- si il a un site le nombre de page indéxée dans google via la commande site:https://site.com
- ses réseaux sociaux
- sa manière de communiquer
Identification des besoins potentiels
Même si vous ne connaissez pas encore les besoins exacts du client, essayez d’anticiper les problèmes qu’ils pourraient rencontrer.
Par exemple, un site web obsolète, des problèmes de sécurité ou un manque de visibilité sur les moteurs de recherche.
Faites une petite liste rapide juste histoire de vous rappeler des idées ensuites.
Outils et technologies
Familiarisez-vous avec les outils et technologies que le potentiel client utilise ou pourrait utiliser.
Allez-vous les sites des éventuelles extensions ou outils qu’il utilise. Regarder un peu leur fonctionnement. Essayez de comprendre de manière globale.
Imaginez une première offre
D’après votre premier check, essayez d’imaginer une première offre que vous pourriez lui faire.
Un simple brouillon pour savoir ou vous pourriez aller avec lui, et répondre à sa potentielle future question : « A votre avis ça couterait combien ? »
Bien entendu cette offre est un brouillon et sera peut être totalement différente après votre premier rendez-vous.
Préparez des questions
En faisant toutes ces recherches, vous allez déjà avoir des questions :
- a propos de son activité
- a propos de sa situation actuelle
- …
Notez toutes ces infos dans un coin, au cas ou pour le rendez-vous.
Simulation de l’entretien
Si vous êtes super angoissé, je vous recommande de faire une simulation avec un proche.
Cela peut vous aider à vous préparer.
La première impression
Même si l’on travaille sur Internet et que potentiellement le rendez-vous se déroule en ligne, il est toujours important de faire attention aux points suivants :
Ponctualité
Rien ne ruine plus une première impression que le manque de ponctualité.
Pas trop tôt car cela peut être mal vu, si le client à des rendez-vous avant vous (je vous assure que j’ai des clients qui ne supportent pas les gens qui arrivent trop tôt).
Et bien entendu n’arrivez pas en retard. Si c’est le cas, prevenez par appel / email.
Idéalement, le bon créneau est 5 minutes avant le rendez-vous.
Langage corporel
Si vous avez un rendez-vous phyique : votre posture, votre poignée de main, le contact visuel et même votre sourire jouent un rôle dans la perception qu’a le client de vous. Adoptez une posture ouverte et confiante.
Si vous êtes en ligne, tenez vous droit, souriant.
Dans les 2 cas, soyez habillé de manière correcte et adapté au niveau social de vos clients.
Présentation professionnelle
En plus de votre tenue vestimentaire, pensez à la qualité de vos outils de présentation : cartes de visite, brochures, portfolio, etc.
Si vous en avez pas, pas de panique ! Vous travaillez en ligne, votre site peut être votre plaquette.
Le déroulement d'une réunion
La première réunion est essentielle car elle amorce le début (ou pas) d’une relation de confiance.
Les conseils que je vais vous donner sont assez génériques et doivent être adaptés à chaque cas. Mais globalement, vous pouvez suivre cette trame pour presque tous les premiers rendez-vous client.
Cadrer la réunion comme un pro
Dans cette réunion, c’est vous le chef d’orchestre. Ce que je vous conseille de faire, c’est de structurer la réunion de cette manière :
- Rappeler le contexte
- Expliquer l’objectif
- Écoute de la présentation de l’activité de votre client
- Écoute de ses besoins et questions
- Présentation de votre activité de manière succincte
- Envisager une première solution et un budget si possible
- Déterminer une date pour un rendez-vous pour lui présenter votre proposition commerciale
Rappeler le contexte
Avant de commencer, essayez de rappeler le contexte.
- Comment ce client vous a-t-il trouvé ?
- Avez-vous une connaissance en commun ?
- Vivez-vous dans la même région ?
- Avez-vous une passion pour sa profession ?
Cette phase peut être importante (même si pas nécessaire) pour créer un lien avec votre client.
Expliquer l’objectif
Expliquez à votre client potentiel que l’objectif pour vous est de recueillir le plus d’informations possibles pour savoir si vous allez pouvoir l’aider.
Indiquez que si vous pensez que vous ne pouvez pas aider, vous le lui direz pour ne pas lui faire perdre de temps.
À l’inverse, si vous pensez pouvoir l’aider, vous tenterez de lui donner un premier budget à la fin du rendez-vous.
L’objectif final étant pour vous de pouvoir réaliser une proposition commerciale pour la lui présenter lors d’un autre rendez-vous.
Terminez en lui demandant s’il est d’accord et s’il souhaite se présenter.
Écoute de la présentation de l’activité de votre client
Ensuite, laissez votre client parler.
Essayez de comprendre comment fonctionne son business.
- Quelle est son histoire ?
- Qui sont ses clients ?
- Quels sont ses produits/services ?
- Qu’est-ce qu’il préfère vendre ?
- Pourquoi vous contacte-t-il ?
- Que pourriez-vous faire pour lui si vous aviez une baguette magique ?
Écoute de ses besoins et questions
Au fur et à mesure qu’il détaille ses besoins, soyez très attentifs.
- N’hésitez pas à l’interrompre si vous ne comprenez pas.
- Demandez-lui des exemples de concurrents.
- Demandez-lui ce qu’il aime et ce qu’il n’aime pas.
- Demandez-lui s’il a déjà essayé de résoudre ce problème auparavant et comment cela s’est conclu.
Cette phase est très importante, car vous devez rassembler toutes les informations nécessaires pour pouvoir ensuite établir une proposition commerciale.
Présentation de votre activité de manière succincte
Une fois que vous sentez que vous avez recueilli toutes les infos nécessaires, commencez à parler de vous.
Présentez-vous succinctement et amorcez rapidement sur ce que vous imaginez pour lui.
Envisager une première solution et un budget si possible
Si possible, enchaînez ensuite sur une solution envisageable pour lui.
Vous pouvez utiliser des phrases comme celles-ci :
- « Si je reviens sur votre demande, on pourrait donc partir sur… »
- « Et il y aurait éventuellement X, Y, Z ».
- « J’ai d’ailleurs récemment fait quelque chose du genre pour un client., montrez l’exemple »
Parlez de votre méthodologie :
« Pour tous les projets, je travaille de cette manière avec ces étapes : étape 1, étape 2… »
Si vous proposez des offres récurrentes, comme la maintenance (formation wordpress maintenance pro), ou le référencement, c’est le moment d’en parler!
Évoquez ensuite les délais :
« Pour ce genre de projet, avec les éléments que vous avez, il faut compter environ XX semaines. Est-ce que cela correspond à vos attentes ? »
Terminez en parlant du budget :
Si possible, indiquez une fourchette.
« J’aurai besoin de prendre un peu de temps pour analyser les demandes un peu spécifiques, mais je pense que pour ce projet, je serais entre 3000 et 4000 euros. Qu’en pensez-vous ? »
Si vraiment vous n’avez aucune idée, alors dites-lui que vous avez vraiment besoin de consulter plus d’informations de votre côté avant de revenir vers lui.
Déterminer une date pour un rendez-vous pour lui présenter votre proposition commerciale
Si vous avez terminé, alors la dernière étape sera de lui demander de fixer avec vous une date pour lui présenter votre proposition commerciale.
Si vous voyez qu’il est réticent à avoir un rendez-vous, il y a de grandes chances qu’il ne souhaite pas travailler avec vous.
Dans ce cas, vous pouvez envisager de lui envoyer votre proposition commerciale au format vidéo, avec Loom par exemple. Ou bien même lui demander s’il est toujours partant pour collaborer avec vous.
La suite
Vous pouvez éventuellement envoyé un email pour remercier le client et confirmer le prochain rendez-vous;
Ensuite, si le rendez-vous s’est bien déroulé, il est possible que vous sachiez déjà que le client va travailler avec vous. La proposition commerciale sera une formalité.
Si vous avez un doute, alors il va faloir bien soigner votre proposition commerciale.
A ce propos je vous invite à lire l’article :
Conclusion
L’approche client est un art qui demande de la préparation, de l’empathie et du professionnalisme. Chaque détail compte, de la première impression à la proposition finale. En suivant ces conseils et en adaptant l’approche à chaque client, vous pouvez augmenter considérablement vos chances de succès.
Questions fréquentes
Repérez les signes d’intérêt réels, tels que des questions précises sur vos services ou une volonté de discuter budget.
La préparation est cruciale car elle ne renforce pas seulement votre confiance lors de l’approche, mais elle reflète également votre professionnalisme et votre engagement envers votre client potentiel. Cela inclut la recherche préliminaire sur le client, l’identification de ses besoins potentiels, et la familiarisation avec les outils et technologies qu’il pourrait utiliser.
Il est recommandé d’utiliser un outil de gestion client pour ouvrir une fiche client. Cela peut être aussi simple qu’un Google Drive ou Notion, ou un outil de CRM plus spécialisé. Cette fiche permettra de noter les coordonnées du client et de suivre divers éléments pertinents pour la rencontre.
La ponctualité est primordiale : il est conseillé d’arriver environ 5 minutes avant le rendez-vous. Si le rendez-vous est physique, il faut prêter attention à la posture, à la poignée de main, au contact visuel et au sourire. En ligne, il faut s’assurer de se tenir droit et de sourire. Dans les deux cas, s’habiller de manière correcte et adaptée à la situation est essentiel. De plus, assurez-vous que vos outils de présentation (comme les cartes de visite ou le portfolio) sont professionnels.
La réunion devrait être structurée de manière à rappeler le contexte de la rencontre, expliquer l’objectif, écouter la présentation de l’activité du client, identifier ses besoins, présenter succinctement votre activité, envisager une première solution et un budget, et enfin déterminer une date pour un prochain rendez-vous.
Si le rendez-vous initial s’est bien passé, la proposition commerciale peut être une simple formalité. Cependant, si vous avez des incertitudes, il est essentiel de soigner cette proposition pour mettre en avant votre expertise et la valeur que vous pouvez apporter. Pour approfondir ce point, vous pouvez consulter des ressources supplémentaires, comme l’article mentionné dans le texte sur l’importance de la proposition commerciale.
