Comment s’organiser efficacement en travaillant depuis un autre continent ?
Dans un monde où la mobilité professionnelle et la digitalisation prennent une place centrale, nombreux sont les webmasters débutants qui optent pour le travail à distance, notamment depuis un autre continent.
Comment s’organiser pour assurer une productivité optimale ? Quels sont les pièges à éviter ?
Cet article est destiné aux webmasters débutants qui souhaitent trouver un équilibre entre la liberté de travailler d’ailleurs et la nécessité d’une organisation rigoureuse.
Comprendre les défis du décalage horaire
En tant que Webmaster votre travail est souvent asynchrone. Cela veut dire que vous n’avez pas nécessairement besoin de travailler en même temps que les horaires de travail de votre client.
Il peut y avoir quelques exceptions :
- rendez-vous importants,
- phase de mise en ligne,
- promotions spéciales,
- …
Ceci est une bonne nouvelle, car cela vous donne plus de liberté.
Prevenir ses clients
Je vous recommande vivement de prévenir vos clients que vous êtes dans un autre pays.
Généralement cela éveille leur curiosité et vous rend plus « éxotique ».
Fixer les rendez-vous
Parfois, fixer un rendez-vous peut être un casse tête. Je vous invite à recommander des solutions comme Calendly et donner votre lien à vos clients pour qu’ils puissent choisir l’horaire le plus adapté.
Un autre outil intéressant est WorldTimeBuddy qui permet facilement de voir les horaires à différents endroits du globe.
Les outils indispensables pour le webmaster nomade
Organisation et planification
Lorsqu’il s’agit de gérer vos projets et de garder une trace de vos tâches, des outils comme Trello, Asana, Monday.com et Notion sont des incontournables. Ces plateformes permettent non seulement de lister vos tâches, mais également de collaborer en temps réel avec une équipe, si nécessaire.
Quand on travaille à distance c’est parfait !
Sauvegarde et stockage
La pire des choses qui peut nous arriver quand on est en voyage, c’est un problème d’ordinateur.
De ce fait la sécurité de vos données est primordiale. Pour cela, optez pour des solutions de stockage cloud telles que Dropbox, Google Drive, OneDrive ou encore iCloud.
Ces outils offrent souvent des options de synchronisation automatique, garantissant que vos fichiers soient à jour sur tous vos appareils. Ce qui peut vous permettre de très trouver un ordinateur et commencer rapidement à travailler.
Communication
Après la période pandémie, faire une réunion enligne est devenu quelque chose de normal.
Ainsi vous pouvez rencontrer vos clients sur tout un tas d’outils comme Slack, Google Meet, Zoom, Skype…
Communication asynchrone
Je vous encourage si possible à utiliser la communication ascynchrone.
Qu’est ce que c’est ?
La communication asynchrone désigne un échange d’informations qui n’a pas lieu en temps réel, permettant aux participants de répondre lorsqu’ils le souhaitent.
Pour cela, j’adore utiliser par exemple le logiciel Loom qui permet de faire des courtes vidéos que l’on peut partager.
Gestion des mots de passe
Quand on voyage, il est important d’avoir un endroit ou l’on stocke ces mots de passes.
Cela permet, même en cas de vol de matériel de pouvoir rapidement retrouver tous ces mots de passe et aussi pouvoir les partager quand on travaille en équipe.
Il y a par exemple Dashlane, or LastPassword qui sont connus. Si vous utilisez Dropbox, il est possible d’utilisez DropboxPassword (inclus dans l’offre).
Construire une routine de travail
Votre routine doit s’adapter à votre décallage par rapport à vos clients.
Exemple :
Si je suis en Amérique du sud, et que mes clients sont en Europe, lorsque je commence ma journée ils ont déjà fait la moitié de la journée.
Alors, je suis obligé de consulter mes emails dès que je commence ma journée.
Importance de la routine
Comme évoque dans l’article sur ‘le problème du digital nomad‘, la routine est super importante.
Même à l’autre bout du monde, maintenir une routine est essentiel pour la productivité.
Cela aide à définir des limites entre le temps professionnel et le temps personnel.
Exemple de routine :
- Activité physique le matin
- Commencez la journée de travail par consulter vos e-mails. L’article sur la gestion des emails pourra clairement vous aider.
- Faites les tâches qui demandent de la créativité (création de site, articles..)
- Déjeuner léger
- Faites les tâches qui ne demandent pas vraiment de réfléchir.
- Terminez la journée en préparant celle du lendemain.
La structure légale et la notion de résidence fiscale
Lorsqu’un individu décide de travailler depuis un autre continent ou de s’expatrier, l’une des premières questions qui se pose concerne la structure légale et la résidence fiscale. Cette décision ne se limite pas à savoir où l’on paie ses impôts, elle a également un impact sur les droits et les obligations vis-à-vis des pays concernés.
La résidence fiscale définit le pays dans lequel une personne est considérée comme résidente aux fins de l’imposition. Chaque pays a ses propres critères pour déterminer la résidence fiscale, mais la plupart se basent sur la durée de présence sur le territoire ou le centre d’intérêts économiques et vitaux de l’individu.
Choisir le bon statut légal et fiscal est essentiel. Pour les travailleurs indépendants, cela pourrait être en tant qu’auto-entrepreneur, société ou freelance, selon le pays. Il est impératif de s’informer des obligations locales en matière de déclaration, de TVA, de cotisations sociales, et de tous les autres impôts pertinents.
Un autre aspect à considérer est le traité de double imposition. De nombreux pays ont conclu des accords pour éviter que leurs résidents ne soient imposés deux fois sur le même revenu. Ces traités peuvent offrir des avantages fiscaux pour ceux qui choisissent de travailler à l’étranger.
Enfin, il est important de noter que la notion de résidence fiscale va au-delà de la simple question fiscale. Elle peut influencer vos droits à la sécurité sociale, votre éligibilité à certains services publics et votre statut légal dans un pays étranger.
En conclusion, avant de s’installer dans un nouveau pays ou de travailler depuis un autre continent, il est essentiel de bien se renseigner et, si possible, de consulter un expert en fiscalité pour s’assurer de faire les meilleurs choix pour sa situation personnelle et professionnelle.
La manière dont vous aller devoir recevoir votre argent va aussi certainement évoluer en fonction des pays. C’est quelque choses à prendre en compte. Car parfois les commissions de transferts peuvent être importants.
Mon conseil :
Changez de résidence fiscale quand vous êtes certains que vous voulez quitter la France.
Cependant, faites attention si vous vivez longtemps dans un pays, vous pouvez devenir résident fiscal de ce pays et donc vous devenez imposable dans ce pays.
Conclusion
Travailler depuis un autre continent présente des défis, mais avec une organisation adéquate, les webmasters débutants peuvent transformer ces défis en opportunités. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant les outils adéquats, il est possible de maintenir une productivité élevée tout en profitant des avantages de la mobilité professionnelle.
Questions fréquentes
Parce que cela permet aux webmasters de mieux s’organiser et d’éviter les problèmes de synchronisation avec leurs clients, surtout lorsque des rendez-vous ou des mises en ligne sont prévus.
Parmi les incontournables, on retrouve Trello, Asana pour la gestion de projets, mais aussi Slack, Google Meet et Loom pour la communication, qu’elle soit synchrone ou asynchrone.
Une routine bien établie permet de définir clairement la séparation entre le temps professionnel et personnel, garantissant ainsi une meilleure productivité et un équilibre de vie.
La résidence fiscale détermine le pays où un individu est imposé. Elle influence non seulement les obligations fiscales, mais également les droits et prestations liés à la sécurité sociale et à d’autres services publics.
Il est recommandé de changer de résidence fiscale seulement lorsqu’on est sûr de vouloir quitter son pays d’origine. Toutefois, il faut être vigilant car une longue durée dans un nouveau pays peut changer le statut fiscal de l’individu.
