La checklist indispensable pour gérer sa comptabilité sans stress !

L’importance de transformer la compta en une routine fluide

Quand on est Freelance c’est bien d’avoir des routines et des process pour gagner du temps sur les tâches récurrentes telle que la gestion de la comptabilité.
En général, les Freelances n’aiment pas trop gérer leur comptabilité ; il s’agit d’une activité qui peut s’avérer très vite compliquée et chronophage si elle est mal organisée.

Mais de mon côté, comme je vous le disais, ma comptabilité me prend moins d’une journée par mois. Vous voulez savoir comment je fais ?

Facile ! Tous les 1ers du mois je vais sur mon outil de comptabilité : Freebe.
Et je réalise les actions suivantes !
Pour voir les avantages qu’il y a à passer par Freebe, vous pouvez consulter l’article du blog à ce sujet !

Etape 1 : Je facture mes clients

Je fais le bilan des prestations qui se sont terminées dans le mois qui vient de passer. Même si cette prestation s’est terminée en avance, j’attends toujours le premier jour du mois suivant pour envoyer la facture à mon client. Cela lui permet d’avoir un peu de temps pour bien évaluer la qualité de ma prestation.

Dans le cas où je facture des prestations au temps passé, j’utilise l’outil timer intégré à Freebe (gratuit) ou Toggl (gratuit également).
A titre personnel, j’aime beaucoup Toggl parce qu’il permet de faire des rapports détaillés du temps passé pour chaque client ; ça me permet donc de justifier le temps passé lorsque j’envoie la facture à mon client.

Etape 2 : J’associe mes dépenses à des factures d’achat (livres des achats)

Mon compte en banque est directement relié à Freebe ; ainsi, les dépenses et recettes s’actualisent très rapidement.

Lorsque j’effectue un achat pour mon entreprise, je stocke la facture dans un dossier dédié (en la renommant selon la date et le nom de l’entreprise) puis, tous les 1ers du mois sur Freebe, je vais associer cette dépense à la facture concernée.

Etape 3 : J’associe mes rentrées d’argents avec les factures des clients (livre des recettes)

Je fais le même travail pour mes rentrées d’argent ; chaque rentrée d’argent est associée à une facture que j’ai envoyée à un client.
Freebe permet de faire ça très rapidement.

Etape 4 : Je relance les factures non payées

Freebe vous fait apparaître en rouge les factures impayées. Une facture est considérée comme impayée dès le moment où un délai de 30 jours s’est écoulé depuis l’émission de la facture.

Je relance donc les clients qui sont dans ce cas ; ça peut arriver ! J’écris un simple mail ; je vous donne un exemple ci-dessous.

“Bonjour Bernard,
J’espère que vous allez bien ?
Sauf erreur de ma part, je n’ai pas reçu le paiement de la facture X , je vous joins celle-ci en PJ.
Cordialement”

Simple et efficace.

Etape 5 : Si c’est un début de trimestre je fais ma déclaration trimestrielle

En tant qu’entrepreneur, j’ai choisi de déclarer mon chiffre d’affaires tous les trimestres (on peut aussi le faire tous les mois).

L’énorme avantage de Freebe est qu’il vous donne automatiquement le montant du chiffre d’affaires réalisé dans le trimestre ; vous n’avez plus qu’à recopier ce montant sur le site de l’Urssaf pour faire votre déclaration.

Etape 6 : Je fais ma déclaration de TVA

Même chose, Freebe me donne tous les détails de TVA à déclarer, que je n’ai qu’à recopier. Ce n’est vraiment pas compliqué, c’est fait en quelques minutes !

Note : si vous n’avez pas la TVA, vous pouvez la demander ; si vous avez beaucoup de frais pour votre entreprise, vous pouvez la récupérer.
Sachez aussi que lorsque je suis passé à la TVA, mes clients étaient plutôt contents ; ils peuvent la récupérer par la suite.

Etape 7 : Je me verse mon salaire

Lorsque j’ai terminé de payer les redevances, je peux me verser mon salaire !

Etape 8 : J’investis dans différents domaines si ce n’est pas déjà automatisé

Lorsque je me suis versé mon salaire, j’attribue toujours :

• une partie pour vivre,
• une partie pour les investissements :
  • Cryptos,
  • Or,
  • Argent,
  • Bourse,
• Etc…

Lorsque j’entends parler d’investissements intéressants dans le mois, je me note d’y penser pour ma checklist du 1er du mois suivant et de faire si besoin des ajustements en conséquence.
Pensez toujours au futur en tant qu’entrepreneurs ; on ne sait pas de quoi demain sera fait. C’est toujours important de pouvoir épargner pour votre avenir.

Etape 9 : Je complète mon fichier de patrimoine

Je tiens un fichier Google Sheet global qui récapitule tout ce que j’ai :

• sur mes comptes,
  en cours d’encaissements (les prestations que j’ai réalisées dans le mois),
• en investissements,
• en cryptos,
• etc…

Cliquez ici pour consulter le dossier modèle que je partage avec mes élèves pour gérer ma comptabilité. Vous y trouverez notamment le fichier “TableauGlobal” dont vous pourrez vous servir pour récapituler l’intégralité de votre patrimoine.
Je vous mets également en disponibilité le lien vers la vidéo YouTube que j’avais réalisée en Novembre 2018 sur le sujet ;).

A la fin du mois, c’est vraiment quelque chose qui me permet de savoir très exactement ce qu’il me reste AU TOTAL. C’est très rassurant !
J’ai intégré ça dans ma routine de comptabilité parce qu’en effet, je gagne de l’argent chaque mois mais j’investis aussi beaucoup ; je me dois donc de surveiller constamment mon patrimoine dans son intégralité !

En tant que Freelance, on est tout de même un peu en insécurité ; si vous n’êtes plus productif à un moment donné, vous ne pouvez plus vivre ! Il vous appartient à VOUS SEUL d’assurer vos arrières ; construisez-vous donc des routines solides que vous tiendrez sur le long terme, notamment pour suivre des sujets aussi importants que votre comptabilité ;).

Etape 10 : Je fais mes sauvegardes manuelles

Je profite de cette journée ou demi-journée comptabilité pour faire une autre action qui est complètement hors sujet mais qui est tout aussi barbante ; mes sauvegardes manuelles !

Je travaille beaucoup avec DropBox qui sauvegarde automatiquement tout ce que j’ai sur mon ordinateur, mais j’ai aussi des fichiers non enregistrés :

• Mes photos d’iPhone (j’aime bien les trier manuellement),
• Je fais des exports de connexions FileZilla pour avoir toutes mes connexions à jour si jamais mon ordinateur a un problème.

Conclusion

Voilà, chers Freelances, j’espère vous avoir inspirés à travers cet article pour vous donner une routine toute prête.
Y’a plus qu’à 😉 !

Si cet article vous a plu, si je vous ai apporté quelque chose, commentez et partagez !
De même, si vous avez une recommandation à faire, une autre façon de fonctionner, partagez-la ! On est là pour progresser ensemble ;).

Si vous êtes convaincus que Freebe est l’outil qu’il vous faut pour gérer votre comptabilité, alors faites-vous un compte dès maintenant !

Avec le code de réduction JOHANNROCHE, vous pourrez bénéficier de 2 mois gratuits. Eh oui, je suis comme ça 😉 !

Pour aller plus loin

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À la semaine prochaine les Freelances, les Webmasters et les Freelances Webmasters !