Webmaster Freelance : Optimiser la gestion des emails pour augmenter votre productivité
En tant que webmaster freelance, votre efficacité dans la gestion des emails avec vos clients peut faire toute la différence.
La communication, et en particulier la gestion des emails, joue un rôle crucial dans le maintien d’une relation client saine et productive.
À travers cet article, nous vous guiderons sur comment gérer efficacement vos emails avec vos clients avec des habitudes simples.
L’objectif : éviter l’addiction au fait de consulter vos emails !
Séparation des boîtes de réception personnelle et professionnelle
Un autre aspect crucial de la gestion efficace des emails est de maintenir une séparation claire entre vos emails personnels et professionnels. Avoir des boîtes de réception distinctes pour chaque domaine de votre vie vous aidera à rester organisé et à éviter les distractions inutiles.
Dans votre boîte de réception professionnelle, vous recevrez des communications de clients, des notifications de projets et d’autres messages liés à votre activité de freelance. C’est cette boîte de réception que vous consulterez et gérerez pendant vos heures de travail.
D’autre part, votre boîte de réception personnelle doit être réservée à vos communications personnelles, comme les messages de vos amis et de votre famille, les notifications des réseaux sociaux, les newsletters que vous suivez pour votre plaisir personnel, etc.
Cette séparation permet de préserver l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, un aspect essentiel de la réussite en tant que freelance. Cela vous permet également de vous concentrer plus efficacement lorsque vous êtes au travail, sachant que vous ne serez pas distrait par des emails personnels non urgents.
Réduire les moments de fréquentation de la boîte
Je vous recommande de définir des moments précis pour consulter vos emails.
Il est recommandé de le faire deux à trois fois par jour : généralement le matin, à midi et en fin de journée. Tentez de vous limiter à 15 minutes par consultation.
Cette discipline permet de rester concentré sur d’autres tâches sans être interrompu en permanence par des notifications d’emails.
Car bien entendu on enlève aussi les notifications !
La fréquence de consultation peut varier en fonction de vos exigences professionnelles et de votre fuseau horaire.
Par exemple, si vos clients sont répartis dans plusieurs fuseaux horaires, il pourrait être nécessaire de vérifier vos emails plus souvent ou à des horaires diffférents.
Cependant, l’objectif reste le même : optimiser votre temps et éviter de laisser la gestion des emails interférer avec votre productivité. En planifiant votre temps de manière stratégique, vous pouvez rester maître de votre boîte de réception et non l’inverse.
Pratiquer le classement et la réponse immédiate
Une fois que vous avez pris le temps d’ouvrir votre boîte de réception, il est crucial de traiter les emails de manière efficace.
Rappelez-vous que vous avez un temps imparti pour consulter vos emails (je vous recommande 15 minutes).
Décomposer comme cela :
- Archiver tous les e-mails inutiles (ou désabonner vous),
- Traitez les e-mails qui prennent très peu de temps à traiter,
- Pour les demandes un peu longues, notez les dans votre système de gestion de tâches comme une activité à faire dans la semaine ou le mois. Pensez à extraire les pièces jointes et les infos importantes pour ne pas être obligé de revenir dans l’email ensuite.
Enfin, répondez au client que vous avez bien reçu l’email et que vous le traiterez avant le XX.
Si possible traitez ce mail avant pour améliorer la satisfaction client.
Objectif Inbox 0
La méthode Inbox Zero est une stratégie de gestion des emails qui vise à maintenir votre boîte de réception vide, ou du moins, à réduire le nombre d’emails non traités à zéro. Cela peut sembler une tâche ardue, mais en réalité, elle est très réalisable avec une bonne organisation.
Chaque email que vous recevez doit être soit traité immédiatement, soit marqué pour un traitement ultérieur, soit archivé ou supprimé. L’archivage des emails permet de garder votre boîte de réception propre tout en conservant les emails importants pour une consultation future.
Utilisez l'IA pour répondre à vos emails
Que ce soit en copiant / collant ou en automatisant avec Make / Zapier et Chat GPT, le fait d’automatiser la réponse à vos emails vous fait gagner un temps précieux.
Si vous partez sur l’automatisation, alors je vous conseille de désactiver l’envoi et de générer seulement le brouillon et de le relire avant de l’envoyer.
Utilisez d'autres outils
Il existe de nombreux outils qui peuvent faciliter la gestion de vos emails. Gmail et Outlook offrent des options de filtrage qui permettent de trier et d’organiser vos emails.
Je vous recommande particulièrement les fonctionnalités suivantes :
- Label pour les emails
- Règles de filtrage automatique
- Extension Streak pour le suivi des emails (Gmail)
Conclusion
À l’ère du numérique, la gestion des emails se révèle être un pilier incontournable pour notre efficacité professionnelle. Pour un webmaster freelance, une communication par email bien gérée peut non seulement optimiser votre productivité, mais aussi favoriser la satisfaction de vos clients.
Dans cet article, nous avons mis l’accent sur la nécessité de distinguer vos boîtes de réception personnelles et professionnelles. Cette démarche est indispensable pour préserver un équilibre sain entre votre travail et votre vie privée, tout en renforçant votre concentration et votre rendement au travail.
Nous avons également souligné l’intérêt de planifier des créneaux spécifiques pour consulter vos emails, évitant ainsi des interruptions constantes et permettant de vous concentrer sur d’autres tâches essentielles.
Nous avons évoqué l’approche de la réponse immédiate et du classement pour traiter les emails de manière efficace et prompte. Nous avons aussi abordé l’ambition d’atteindre l' »Inbox Zero » pour maintenir une boîte de réception organisée et épurée.
En dernier lieu, nous avons proposé d’utiliser l’intelligence artificielle pour automatiser vos réponses aux emails, et de recourir à d’autres outils, tels que Gmail, Outlook et Streak, pour faciliter la gestion de vos emails.
En somme, une gestion efficace des emails est un élément vital pour réussir en tant que webmaster freelance. Cela requiert une combinaison de discipline personnelle, de bonnes pratiques et de l’usage approprié des outils à votre disposition.
En adoptant ces habitudes, vous serez en mesure d’améliorer non seulement votre productivité, mais aussi d’offrir un service de qualité à vos clients, contribuant ainsi à la prospérité et à l’expansion de votre entreprise en freelance.
Si vous aspirez à devenir un webmaster freelance, n’hésitez pas à consulter notre formation qui vous donnera toutes les clés pour réussir dans ce domaine.
Questions / Réponses
La séparation des boîtes de réception personnelle et professionnelle permet de maintenir une organisation optimale et d’éviter les distractions inutiles. Cette division claire permet également de préserver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, un aspect essentiel pour un travailleur freelance.
Il est recommandé de consulter vos emails deux à trois fois par jour, généralement le matin, à midi et en fin de journée. L’idée est de rester concentré sur d’autres tâches sans être interrompu en permanence par des notifications d’emails. La fréquence de consultation peut toutefois varier en fonction de vos exigences professionnelles et de votre fuseau horaire.
La méthode Inbox Zero est une stratégie de gestion des emails qui vise à maintenir votre boîte de réception vide, ou du moins, à réduire le nombre d’emails non traités à zéro. Chaque email reçu doit être soit traité immédiatement, soit marqué pour un traitement ultérieur, soit archivé ou supprimé.
L’automatisation, par le biais de l’intelligence artificielle ou de divers outils, peut permettre de gagner un temps précieux. Par exemple, vous pouvez générer des réponses automatiques pour certains types d’emails, ou créer des filtres pour organiser automatiquement vos emails entrants.
Il existe de nombreux outils qui peuvent aider dans la gestion des emails. Gmail et Outlook offrent des options de filtrage pour trier et organiser vos emails. L’extension Streak pour Gmail peut également être utile pour le suivi des emails.
